Estraliqo
Unsere Grundhaltung zu Projektfinanzen
Viele Unternehmen starten bei Projektfinanzen mit Tabellen und Kennzahlen, wir setzen früher
an: bei der Frage, welche Entscheidungen Sie treffen müssen, welche Informationen dafür
unverzichtbar sind und wie diese Informationen verlässlich in Ihren Alltag gelangen.
Entscheidungen vor Daten
Wir beginnen nicht mit Tools, sondern mit der Frage, welche Entscheidungen Sie mit Projektzahlen treffen möchten. Erst wenn klar ist, wer was wissen muss, definieren wir, welche Daten wirklich gebraucht werden und wie sie erhoben werden können, ohne Ihren Alltag zu überlasten.
Zahlen im Kontext
Wir betrachten Projektfinanzen immer im Zusammenspiel von Zahlen, Abläufen und Rollen. Nur wenn klar ist, wer welche Verantwortung trägt und wann Entscheidungen fallen, können Berichte im Alltag Wirkung entfalten und nicht nur im Archiv liegen.
Pragmatische Routinen
Wir setzen auf einfache, wiederkehrende Routinen, die zu Ihren bestehenden Meetings und Freigaben passen. Kleine, verlässliche Schritte sind uns wichtiger als perfekte Modelle, die nach kurzer Zeit niemand mehr pflegt.
Transparente Annahmen
Wir legen offen, wo Annahmen im Spiel sind, welche Bandbreiten sinnvoll sind und wo Grenzen von Auswertungen liegen. Zahlen sollen Diskussionen strukturieren, nicht Sicherheit vorgaukeln, Past performance doesn't guarantee future results.
Lernen aus Projekten
Wir verstehen Projektfinanzen als lernenden Prozess. Aus jedem abgeschlossenen Auftrag lassen sich Schlüsse für die nächste Kalkulation ziehen, wenn Erkenntnisse festgehalten und in Angebote, Planung und interne Richtlinien zurückgespielt werden.
Der Projektfinanz-Kompass im Detail
Unsere Methodik, intern Projektfinanz-Kompass genannt, beschreibt in klaren Schritten, wie aus verstreuten Zahlen ein verlässlicher Rahmen für Projektentscheidungen wird.
Ausgangslage strukturieren und Fragen klären
Am Anfang steht ein strukturierter Einstieg: Wir sammeln Informationen zu Ihren wichtigsten Projektarten, bestehenden Angeboten, Stundensätzen und Berichten. In kurzen Gesprächen mit Geschäftsführung, Projektleitung und internen Finanzverantwortlichen klären wir, welche Fragen Projektzahlen beantworten sollen und wo aktuell Unsicherheit besteht. Wir betrachten vorhandene Systeme wie Zeiterfassung, Buchhaltung und Projektplanung und halten fest, an welchen Stellen Medienbrüche entstehen. Ziel dieses Schritts ist kein perfektes Bild, sondern ein gemeinsames Verständnis der Ausgangslage und der dringendsten Baustellen.
Kostenstruktur und Stundensätze ordnen
Im zweiten Schritt ordnen wir gemeinsam die Kostenstruktur Ihrer Projekte. Wir
unterscheiden, welche Kosten direkt einem Auftrag zugeordnet werden können und
welche anteilig verteilt werden müssen. Dabei betrachten wir interne und externe
Leistungen, Nebenkosten sowie typische Sonderfälle. Parallel dazu prüfen wir, wie
Stundensätze bisher zustande kommen und welche Annahmen dahinterstehen. Aus diesen
Bausteinen entwickeln wir eine klare Logik, die beschreibt, wie Kosten und Zeiten in
Projekten abgebildet werden sollen und wie diese Logik zu Ihren internen Vorgaben
und Compliance-Regeln passt.
Kennzahlen und Berichte gezielt festlegen
Darauf aufbauend definieren wir, welche Kennzahlen und Berichte Sie tatsächlich benötigen. Statt viele Diagramme zu erzeugen, fokussieren wir auf wenige, wiederkehrende Auswertungen, die Budget, Aufwand und Fortschritt pro Projekt sichtbar machen. Wir legen fest, welche Informationen in Wochen- oder Monatsrunden betrachtet werden, welche Details für Geschäftsführung relevant sind und was Projektteams im Alltag brauchen. Dabei markieren wir bewusst, wo Schätzungen im Spiel sind und welche Bandbreiten sinnvoll sind, damit Zahlen Orientierung geben, ohne eine Sicherheit zu suggerieren, die sie nicht leisten können.
Abläufe, Rollen und Routinen gestalten
Im vierten Schritt übersetzen wir die erarbeitete Struktur in konkrete Abläufe. Wir
definieren, wer zu welchem Zeitpunkt welche Daten erfasst, wie Informationen
zwischen Systemen fließen und wie Berichte vorbereitet werden. Wichtig ist uns, dass
neue Routinen an bestehende Meetings und Freigabeprozesse andocken, statt
zusätzliche Schleifen zu erzeugen. Gemeinsam mit Ihren Teams testen wir diese
Abläufe in ausgewählten Projekten, sammeln Rückmeldungen, identifizieren Hürden und
passen Rollen oder Schritte an, bis der Aufwand im Alltag tragbar ist.
Regelmäßige Auswertung und Weiterentwicklung
Zum Abschluss des ersten Zyklus etablieren wir einen regelmäßigen Rhythmus für
Auswertung und Weiterentwicklung. In vereinbarten Terminen lesen wir gemeinsam
Berichte, besprechen Abweichungen, halten Annahmen fest und dokumentieren getroffene
Entscheidungen. Aus abgeschlossenen Projekten leiten wir Anpassungen für künftige
Angebote, Stundensätze oder interne Richtlinien ab. So entsteht ein lernendes
System, in dem Projektfinanzen nicht statisch sind, sondern sich kontrolliert mit
Ihrem Unternehmen weiterentwickeln, Results may vary und werden bewusst eingeordnet.
Wie wir von der ersten Analyse zu stabilen Projektfinanzen gelangen
Unser Vorgehen folgt einem klaren Bogen: erst verstehen, dann strukturieren, im kleinen Rahmen erproben und schließlich verlässlich im Unternehmen verankern.
1
Ausgangslage aufnehmen und Muster erkennen
Zu Beginn verschaffen wir uns gemeinsam einen Überblick: Welche Projektarten gibt es, wie werden Angebote erstellt, wie erfassen Teams ihre Zeit und welche Berichte liegen bereits vor. In kurzen Gesprächen mit Geschäftsführung, Projektleitung und internen Finanzverantwortlichen sammeln wir Sichtweisen und halten fest, wo Informationen verloren gehen oder Entscheidungen auf Gefühl basieren.
Wir konzentrieren uns auf wenige, typische Projekte, um Muster zu erkennen, statt alle Details gleichzeitig zu erfassen.
2
Projektfinanz-Kompass gemeinsam entwerfen
Auf Basis der ersten Eindrücke strukturieren wir, welche Kostenarten relevant sind,
wie Stundensätze aufgebaut werden und welche Kennzahlen Ihre Steuerungsfragen
beantworten. Wir entwerfen einen Projektfinanz-Kompass, der vom Angebot bis zur
Nachkalkulation beschreibt, welche Daten wann benötigt werden und wie sie
zusammenfinden sollen.
Dabei achten wir darauf, vorhandene Systeme einzubeziehen und Doppelarbeit zu
vermeiden.
3
Pilotphase und erste Berichte etablieren
Anschließend wählen wir gemeinsam geeignete Pilotprojekte aus, in denen wir den
Projektfinanz-Kompass praktisch anwenden. Wir definieren, wer welche Daten liefert,
wie Berichte aussehen und in welchen Besprechungen sie genutzt werden. In dieser
Phase geht es darum, Hürden sichtbar zu machen und Strukturen an Ihren Alltag
anzupassen.
Wir starten bewusst mit wenigen Projekten, um Routinen realistisch zu testen und anzupassen.
4
Skalierung und Verankerung im Unternehmen
Wenn sich Abläufe im Pilot bewährt haben, übertragen wir sie schrittweise auf
weitere Projekte und passen Rollen, Kennzahlen und Berichte an. Wir unterstützen Sie
dabei, Verantwortlichkeiten zu verankern, Dokumentation zu vereinheitlichen und
sicherzustellen, dass Projektfinanzen dauerhaft Teil Ihrer Entscheidungsprozesse
bleiben.
Wir vereinbaren einen klaren Rhythmus, in dem wir Strukturen überprüfen und bei
Bedarf nachschärfen.
Entwicklung der Projektfinanz-Reife über die Zeit
Unsere Methodik entfaltet sich über mehrere Monate, damit neue Strukturen nicht nur entworfen, sondern im Alltag getestet und verankert werden können.
01
[Phase 1]
Erste Wochen: Verständnis und Bestandsaufnahme
In den ersten Wochen konzentrieren wir uns auf Gespräche, Sichtung vorhandener Unterlagen und das gemeinsame Verständnis Ihrer wichtigsten Projektarten. Wir identifizieren typische Kostentreiber, prüfen, wie Zeiterfassung und Buchhaltung aktuell genutzt werden, und halten fest, welche Entscheidungen Sie künftig stärker auf Zahlen stützen möchten. Ziel dieser Phase ist eine klare Ausgangsbasis, kein fertiges System.
02
[Phase 2]
Monat 2–3: Struktur und Kompass
Im Anschluss entwickeln wir den Projektfinanz-Kompass: eine Beschreibung Ihrer Kostenlogik, Stundensätze, Kennzahlen und Berichtsformate. Wir stimmen diese Struktur mit Geschäftsführung, Projektleitung und internen Finanzverantwortlichen ab und achten darauf, dass sie mit internen Richtlinien und Compliance-Vorgaben vereinbar ist. Diese Phase bildet das methodische Rückgrat für alle weiteren Schritte.
03
[Phase 3]
Monat 3–5: Pilotierung und Feinschliff
Sobald der Rahmen steht, starten wir mit ausgewählten Pilotprojekten. Wir setzen definierte Routinen um, begleiten Teams bei der Datenerfassung und erstellen erste Berichte. In gemeinsamen Terminen werten wir diese Berichte aus, diskutieren Abweichungen und passen Abläufe an, wo sie im Alltag nicht praktikabel sind. So entsteht ein realistisches Bild davon, wie Ihr Projektfinanz-System im Betrieb funktioniert.
04
[Phase 4]
Ab Monat 6: Ausweitung und Verstetigung
Nach der Pilotphase übertragen wir bewährte Strukturen schrittweise auf weitere Projekte und Einheiten. Wir definieren einen festen Rhythmus für Projektfinanz-Runden, legen Zuständigkeiten für Berichte fest und dokumentieren, wie neue Erkenntnisse in Angebote, Planung und interne Richtlinien einfließen. Damit wird aus einem Projekt ein fortlaufender Prozess, in dem Projektfinanzen dauerhaft im Blick bleiben.
Leitwerte unserer Arbeitsweise
Unsere Methodik lebt von klaren Prinzipien, die sicherstellen, dass Projektfinanzen
verständlich bleiben, zu Ihrem Alltag passen und Verantwortung klar verteilt ist.
Verständlichkeit
Wir bereiten Projektzahlen so auf, dass Geschäftsführung, Projektleitung und Teams sie ohne Spezialwissen nachvollziehen können. Dazu gehören klare Begriffe, transparente Herleitungen und Berichte, die in kurzer Zeit gelesen werden können, ohne dass eine Person sie jedes Mal neu erklären muss.
Partnerschaft
Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, statt fertige Konzepte zu übergeben.
Entscheidungen über Budgets, Strukturen und Kennzahlen bleiben bei Ihnen, wir
liefern den Rahmen, stellen kritische Fragen und dokumentieren Annahmen, damit
Entscheidungen im Unternehmen begründet werden können.
Schrittweises Vorgehen
Wir achten darauf, dass neue Routinen zu bestehenden Meetings, Systemen und
Verantwortlichkeiten passen. Statt große Umbrüche zu fordern, setzen wir auf
schrittweise Anpassungen, die Ihr Team mittragen kann und die im laufenden Betrieb
getestet werden.
Ehrlicher Umgang mit Unsicherheit
Wir machen deutlich, wo Grenzen von Zahlen verlaufen und welche Unsicherheiten bestehen. Szenarien verstehen wir als Orientierungsrahmen, nicht als Versprechen. Deshalb kennzeichnen wir Schätzungen, zeigen Bandbreiten und halten fest: Ergebnisse können abweichen, Results may vary und sollten regelmäßig überprüft werden.